Fechar um projeto é um processo muitas vezes delegado pelos executivos de uma empresa para a área de gerenciamento de projetos (Gerente do Projeto). É decisivo compreender que fazer perguntas certas para os executivos da empresa pode demonstrar a eles que você se interessa por novos projetos e tem buscado o crescimento da organização.
Pode não ser tão empolgante no início, justamente já sabendo das dificuldades, mas concluir as etapas para aprovar e assinar um projeto ou um investimento que você deseja para uma organização é muito gratificante.
Você deve ter um processo claro para que seu projeto ou investimento seja olhado com bons olhos pelos gestores para a aprovação. Por isso tenha em mente: tudo começa com um bom briefing – e um bom briefing só pode ser realizado por meio de boas perguntas.
A importância de uma aprovação prévia do projeto
Sem a confirmação de todas as partes para o início do projeto ou investimento, sua empresa não pode concluir o processo de inicialização e dar todo prosseguimento ao mesmo.
Ter um projeto aprovado após realizar sua reunião de briefing, reduzirá significativamente o risco dele ser recusado. Uma vez aprovado, não pode haver mais emendas ou solicitações de mudanças faturadas ao projeto, controlando assim os custos.
Em suma, você precisará certificar-se de que um projeto seja formalmente aprovado antes de prosseguir com o restante do seu fechamento. Até saber que a fase de trabalho está concluída, você não pode passar a solicitar feedback ou avaliar o sucesso, por exemplo.
Como assumir o controle de cada estágio para aprovação do seu projeto?
Para ajudá-lo a entender e assumir o controle de cada estágio do processo de aprovação, você deve considerar:
- Elaborar um bom e detalhado Project Charter
- Criar um cronograma estratégico seja para seu investimento ou novo projeto
- Definir papéis e responsabilidades das pessoas que vão estar envolvidas em toda realização do projeto
- Definir os benefícios que esse investimento ou novo projeto vão trazer para organização.
- Tornar claro o motivo por que a aprovação do projeto vai ser importante para o Gerente do Projeto?
- Estabelecer os custos/investimentos que serão envolvidos
- Fixar os objetivos a serem alcançados após a conclusão
A aprovação é uma etapa fundamental para medir o sucesso do trabalho como um todo, ao passo que, sem uma argumentação clara para propor e uma proposta, o projeto pode nem se iniciar.
É aí que entra a importância de um planejamento e entender que somente através das perguntas certas será possível obter os argumentos necessários para provar aos gestores, que vale totalmente a pena iniciar essa nova etapa na empresa.
Quem precisa estar envolvido na aprovação e assinatura do projeto?
Os documentos originais de planejamento devem definir claramente quem precisa aprovar e assinar um projeto.
É possível que isso tenha sido alterado durante o andamento do processo, mudanças de planos de acordo com o briefing inicial, novas estratégias e muito mais.
O gerenciamento dessas mudanças deve fazer parte do processo e os documentos originais devem ser atualizados com novos aprovadores.
Logo, um projeto deve ser assinado por:
- Gerente do Projeto
- Os colaboradores e criadores do projeto ou investimento a ser realizado na organização para mostrar mais clareza para os executivos da empresa.
- O usuário final seria um argumento a mais para seus gestores, que pode estar um ou dois degraus abaixo na hierarquia do que o cliente.
- O patrocinador do projeto e o gerente de relacionamento dentro de sua organização se você conseguir também pode ajudar muito no processo de aprovação.
Etapas para aprovação e aprovação do projeto/investimento para uma organização
Assim como obter a aprovação diante da criação do processo de argumentação e projeção, você precisa garantir que o Gerente do Projeto acompanhe suas etapas. Ao mesmo tempo, é recomendado que seu processo seja buscar a aprovação das partes interessadas.
- Confirme se todas as tarefas estão dentro do cronograma, verificando se o processo interno foi seguido.
- Identifique as pessoas de quem você precisa para dar prosseguimento com o projeto.
- Envie relatórios de acompanhamento para seus gestores após o início do empreendimento.
- Lide com quaisquer solicitações, alterações ou dúvidas de última hora que possam vir das pessoas para que nada de errado no andamento do projeto
- Registre o recebimento de aprovações e garanta que os documentos sejam atualizados para refletir quem assinou e quando.
- Envie todas as aprovações para arquivamento de acordo com os processos da sua empresa para que possam ser facilmente consultadas em caso de problemas futuros.
Como mostrar valor para os executivos para a aprovação de seu projeto
Da mesma forma, chegar ao fim de um projeto pode ser um grande marco para o seu Gerente do Projeto e para as pessoas que fizeram parte de todo desenvolvimento.
Veja que você precisa garantir que o empreendimento seja aprovado de acordo com os contratos e acordos, para que você possa prosseguir com as próximas etapas e fechar o projeto.
Fazer com que seus gerentes sigam suas ideias para aprovação e garantir que tudo seja concluído de acordo com os requisitos do seu Gerente do Projeto é um fator essencial em sua argumentação. Com base em um bom argumento e mostrando todos os custos e benefícios que vai ser gerado para organização, suas chances de aprovação aumentam muito.
Mostrar benefícios e ideais para a organização
Ao mostrar e argumentar todos os benefícios e ideais que seu projeto ou investimento pode proporcionar para a organização, certamente os gestores terão outros olhos para suas ideias e as chances de aprovação crescerão demasiadamente.
É muito difícil que executivos arrisquem fatores e responsabilidades dentro da empresa, por conta disso a aprovação de um projeto é tão difícil. Entretanto, seguindo as dicas contidas neste artigo, você verá que será muito mais fácil conseguir sua tão almejada aprovação.
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